Miten satakertaistaa ideoiden määrä vuodessa?

Meillä oli ollut pitkään olemassa systemaattinen aloitemalli, jolla henkilökunta oli voinut antaa palautetta ja ideoita. Tätä tukemaan oli luotu myös palkkiojärjestelmä. Tosiasia oli kuitenkin se, että aloitteita ja ideoita tuli keskimäärin vain kolme vuodessa. Olimme rakentamassa uutta järjestelmää, mutta ymmärsimme, että uusi järjestelmä ei tekisi muutosta, ellei vahvaa ideakulttuuria saataisi luotua.

Uuden ideakulttuurin luominen räjäytti ideoiden määrän

Lopputuloksena olimme vuoden jälkeen kolmen idean sijasta 300 idean vauhdissa, noin 200 henkilön yrityksessämme. Ideoiden tekijöitä on palkittu erilaisilla palkkioilla, ja konkreettista palkkiorahaa on maksettu n. 15 000 € edestä saatujen taloudellisten hyötyjen ansiosta. Tämän lisäksi toimipistekohtainen kehittäminen on kasvanut. Ideoista on tullut konkreettista hyötyä sekä kannattavampaan liiketoimintaan että asiakaspalvelun parantamiseen. Hyviä toimipaikkakohtaisia käytäntöjä on jaettu avoimesti toisille.

Prosessista olen oppinut sen, että kyse ei ole hyvästäkään palkkiojärjestelmästä tai toimivasta it-työkalusta vaan ideakulttuurin luomisesta, jonka läpivienti vaatii systemaattista otetta. Lähdimme siten systemaattisesti viestimään ideoinnin merkitystä koko henkilökunnalle. Uusien ideoiden keräämistä varten kehitettiin web-sovellus TellUs, johon koko FSP:n porukalla on vapaa pääsy omilla tunnuksilla. Sovellus on täysin läpinäkyvä ja kaikki näkevät toistensa ideat sekä pääsevät kommentoimaan, jatkokehittämään ja hyödyntämään niitä.

Itsestään eivät ideat kuitenkaan alkaneet kertyä järjestelmään. Esimiehet opastettiin viemään jämäkästi asiaa eteenpäin kussakin FSP:n 30:ssä eri toimipisteessä.

Näin iso muutos ei ole helppo. Toiminta on hyvin työntekijävaltaista, eikä kaikilla välttämättä ole edes tietokonetta käytössään. Osalle piti kädestä pitäen neuvoa koneen ja järjestelmän käyttö. Osa hämmästeli, mihin ideoita ylipäätään tarvitaan. Alkuhämmästelyn jälkeen ideoita alkoi kuitenkin tulla, ja niiden hyödyt nähdään jo – systemaattisella toiminnalla siis saadaan tulosta. Nyt meillä on kulttuuri, jossa jokainen työntekijä katselee ympärilleen ja ehdottaa, miten toimia fiksummin ja miten asiakasta voidaan palvella entistä paremmin. Tästä ovat asiakkaammekin pitäneet.

Eikä työ ole vielä lopullaan. Jos hanketta pidetään projektina ja ollaan tyytyväisiä tulokseen, saattaa helposti käydä niin, että palataan lähtöpisteeseen ja hyödyt jäävät liian laihaksi. Kulttuurin luominen vaatii vielä jatkossakin paljon ylläpitotyötä ja johtamista.
 
Pentti Virtanen, FSP:n toimitusjohtaja.